Est-ce que vous questionnez la profitabilité de vos produits et services? Avez-vous parfois l’impression de n’avoir personne vers qui se tourner pour expliquer clairement ou même pire, donner un sens aux données de votre système de coûts? Si c’est le cas, voici 5 conseils à discuter avec votre partenaire de Finances.
Comprendre la dynamique de coûts
La littérature est unanime! La compréhension par la direction des coûts de produits et services est souvent basée sur des perceptions et non sur la réalité. Les approches traditionnelles peuvent assigner de façon appropriée les coûts directs aux différents produits et services. Elles ne font toutefois pas grand-chose pour substantialiser l’assignation des coûts indirects qui finissent par être appliqués aux produits et services sur la base d’un seul inducteur, soit les heures-personnes ou les heures-machines. Aujourd’hui les données étant facilement capturées à partir de multiples sources (ex: machines, appareils portatifs, lecteurs optiques, etc.), sélectionner des inducteurs qui reflètent précisément la consommation des ressources peut mener à des résultats différents de ceux anticipés.
Un exercice de comptabilité par activités (CPA) peut aussi être considéré. Cette méthode consiste premièrement à aligner les coûts de ressources aux activités. Les coûts d’activités sont par la suite assignés aux différents produits et services via des inducteurs pertinents (ex. le nombre de défectuosités, le nombre de réglages de machines, etc.). L’exercice de CPA est souvent conduit en parallèle au système régulier de coûts étant donné que ce premier, dans sa forme la plus pure, n’est pas conforme aux principes généralement reconnus (PCGR) ou normes IFRS. Toutefois, l’exercice peut mettre en lumière des informations de gestion essentielles à l’introduction de mesures correctives lucratives (ex: changements de processus, changements de prix de vente, etc.).
Garder le modèle simple
Si les activités de production et de livraison peuvent se multiplier exponentiellement, certaines d’entre elles peuvent être regroupées pour des fins de simplicité. La standardisation des captures et assignations de coûts (avec des inducteurs variés) aux différentes étapes de production et livraison de produits et services peut aussi faciliter la compréhension des coûts. Tout résultat de coûts incompris ne devrait pas être accepté.
Les coûts standards sont de facto utilisés pour les fins de budget. Ceux-ci peuvent aussi être utiles afin de générer rapidement les actuels. Ils doivent cependant être révisés au moins une fois par année (ou par trimestre) afin de s’assurer que les variances demeurent immatérielles et comprises. La simplicité associée à l’utilisation de coûts standards ne peut pas dépasser la valeur d’informations fiables de coûts nécessaires à la bonne prise de décision. Aussi, seul le coût réel est acceptable en vertu des PCGR et normes IFRS.
Communiquer les résultats de façon organisée et structurée
La première étape est d’identifier les audiences pertinentes ainsi que de cerner la portée pour laquelle chacune d’entre elles est responsable. La deuxième est de générer des rapports bien définis, incluant plusieurs scénarios d’hypothèses se rapportant au champ d’expertise de chacune des audiences. Ces dernières peuvent analyser les résultats et suggérer des mesures d’optimisation de processus de production et livraison de biens et services. Bien que certains joueurs clés doivent maîtriser la totalité du modèle de coûts, les rôles et responsabilités doivent être clairement définis. Tous ne peuvent être tenus de comprendre toutes les opérations de l’organisation et le modèle de coûts s’y rattachant.
Réconcilier le modèle de coûts de produits et services avec les états financiers
Bien que ce point puisse paraître pénible pour certains, je refuse personnellement de livrer aux clients un modèle de coûts non réconcilié pour les raisons suivantes :
- sans une réconciliation avec les états financiers, un élément de coût pertinent pour la prise de décision peut être omis par inadvertance; et
- étant donné qu’un modèle de coûts peut être exploité à d’autres fins (ex. défense contre des allégations de dumping, vérifications internes, etc.), celui-ci doit demeurer crédible aux yeux des autres utilisateurs potentiels
Sélectionner la technologie appropriée
La construction manuelle d’un modèle de coûts de produits et services sur MS-EXCEL a ses limites. Celui-ci peut devenir encombrant et maitrisé seulement par la personne l’ayant bâti. À l’ère où l’information de gestion est clé et que les données sont facilement capturées, un module SIG ou une solution autonome de coûts pouvant être intégré au système financier central devrait être considéré. Dans les buts de créer de la capacité et de gérer l’évolution constante des opérations, l’intégration devrait être au cœur de la conception de la solution de coûts.
Conclusion
Finalement, les meilleurs modèles de coûts ne génèrent de la valeur que lorsque la direction décide d’agir sur la base des informations générées. Une prise de décision pertinente devrait se conclure dans des délais opportuns à la lumière des résultats obtenus. Si un produit ou service est identifié comme étant un plus grand consommateur de ressources qu’anticipé, les questions de révisions de prix de ventes, d’optimisation de processus ou même d’abandon de lignes de produits ou services devraient être soulevées et analysées. Miser sur des produits et services profitables peut contribuer à l’amélioration des résultats financiers.
