Et peut-être même… Rendre celle-ci agréable

La saison de planification et budget revient à chaque année.  Juste la perspective peut sembler redoutable. En Amérique du Nord, selon un sondage réalisé par Deloitte, le processus requiert plus de 4 mois pour plus de 60% des organisations. Les discussions interminables entre la Haute direction et les chefs de section opérationnels, les longues heures passées en face de chiffriers et l’incertitude vis-à-vis le caractère réalisable des projections soumises (ou imposées) peuvent devenir des défis.

Bien que les boules de cristal ne soient pas à la portée de tous (et je m’inclus…autrement je ne sentirais pas la pertinence d’écrire le présent article sur le sujet), il existe des moyens afin que l’exercice de planification et budget soit à votre service et d’éviter que vous en deveniez l’esclave.  En voici quelques-uns:

 

1.Établissez et convenez de cibles à haut niveau alignées sur la stratégie avant de lancer l’exercice de budget détaillé

Compte tenu que les planifications et budgets détaillés s’avèrent encombrants et inflexibles lorsqu’on soutient un haut niveau de détail, la collaboration entre les divers niveaux de gestion pour établir des projections permettra non seulement de viser plus juste mais aussi d’éviter de tourner en rond inutilement.

2.Comprenez les facteurs qui influencent les résultats de votre entreprise

Lors de l’établissement de leurs plans et budgets, les propriétaires se sentent imputables d’atteindre les cibles établies. L’intégration d’indicateurs de performance non financiers permettant de bien comprendre les relations causes-à-effets menant aux résultats projetés augmentera votre confiance dans vos projections.  À titre d’exemples, la satisfaction des clients, les études de marché ainsi que les indices économiques peuvent aider à prévoir les ventes.

3.Définissez les rôles et responsabilités de façon précise

L’imputabilité de démontrer des résultats et d’atteindre les projections appartient aux différents gestionnaires à travers l’organisation.  La logique indique donc que ces gestionnaires devraient pleinement s’impliquer dans la coordination et la revue de modèles de planification et budget afin d’en assurer la cohérence. (J’en ai vu plusieurs dans le passé qui étaient beaucoup trop compliqués et inexplicables lorsque totalement délégués à des ressources juniors).

De plus, lorsque les indicateurs de performance non financiers sont utilisés, assurez-vous d’avoir l’expertise pertinente de l’unité d’affaires concernée afin d’interpréter les tendances.  Rappelez-vous aussi que les directeurs Finances ne sont qu’imputables de leurs propres budgets de fonctions et ne peuvent jouer qu’un rôle de soutien pour les autres secteurs.

4.Introduisez les technologies pertinentes

Les chiffriers EXCEL demeurent les plus grands compétiteurs de solutions de planification et budget, et ce malgré leurs limitations reconnues telles que la difficulté de partager, consolider ou introduire des ajustements en temps réel à travers l’organisation.

Non seulement les solutions offertes par des vendeurs adressent ces limitations, elles offrent aussi des fonctionnalités améliorées permettant la génération de différents scénarios, l’utilisation de multiples dimensions et l’intégration potentielle avec vos outils d’intelligence d’affaires.

5.Introduisez un processus continu de prévisions

Étant donné que la majorité des organisations tend à mesurer et récompenser les résultats en fonction des années financières, très peu d’entre elles se sentent obligées de projeter des mois ou des trimestres additionnels au fur et à mesure que l’année progresse.  Toutefois, l’adoption de cette pratique sauve beaucoup de temps et de maux de tête à la fin d’année.

6.Exploitez les dimensions

La plupart des organisations utilisent le temps, les comptes de grand livre et fonctions à la base de leur exercice de planification et budget.  Il peut être pertinent de découper le budget selon des dimensions additionnelles telles que la région, la ligne de produit ou autres pour mieux s’aligner sur les structures d’imputabilité. Faites toutefois attention à vous en tenir à ce que vous pouvez obtenir pour les actuels.  Autrement, l’exercice pourrait s’avérer inutile et trop demandant.

7.Liez l’exercice à la gestion de la performance

L’établissement des objectifs et revues de performance de groupe ou individuelle, de mi-année ou fin d’année devraient absolument être alignés aux cibles planifiées et budgétées afin d’assurer que la force de travail priorise la réalisation de ceux-ci.  Analyser, évaluer et récompenser sur les variances entre les budgets, prévisions et résultats actuels assureront une amélioration continue et faciliteront l’établissement des budgets d’une année à l’autre.

 

Finalement, si vous percevez l’exercice de planification et budget comme étant pénible et exigeant en temps, intégrer ces 7 trucs peut vous aider à initier et supporter des changements pour une meilleure expérience. Qu’avez-vous à perdre avec un meilleur alignement de toute l’organisation aux objectifs stratégiques, une appropriation améliorée des résultats et une réduction du temps et des efforts ? Une réelle planification et gestion des résultats sera toujours plus utile que du « brassage de chiffres ».

 

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