(Publication initiale 2014-07-17, mise à jour 2019-04-24)
Visiter ses fournisseurs est souvent vu comme un luxe. Ces visites prennent du temps et engendrent des coûts. Toutefois, bien planifiées, elles permettent de consolider des liens d’affaires, identifier des opportunités d’améliorations en plus de mieux comprendre les enjeux des fournisseurs et leurs impacts sur la chaîne de valeur. Voici quelques lignes directrices.
Les préparatifs
Afin de maximiser la valeur d’une visite, il est important de clarifier les objectifs visés. Que l’on soit en train de développer une stratégie de catégorie ou de monitorer la conformité des opérations, les éléments précis sur lesquels focaliser pourront alors différer.
Les objectifs guideront les activités à réaliser, les personnes clés à rencontrer ainsi que les collaborateurs à inviter. Il sera possible d’évaluer aussi la durée projetée de la visite. L’ensemble des activités préparatoires doivent se faire de concert avec le fournisseur afin d’assurer que les deux parties fassent de cette rencontre un succès. N’oublions pas que le fournisseur veut aussi profiter de la visite pour passer des messages et démontrer ses forces (et parfois masquer ses faiblesses).
Les principaux éléments à explorer
Une visite d’un fournisseur ne signifie pas s’enfermer dans un bureau. Le déplacement prend tout son sens lors de la visite même des opérations. Il est recommandé de suivre le flux d’un projet ou d’une commande type. Idéalement associé à son entreprise.
Après la rencontre d’introduction et la revue des objectifs, il est temps de plonger et de passer à l’action. Voici une courte liste des éléments clés à explorer dans l’ordre.
La planification des opérations
- Comprendre comment s’exécute le lien entre les ventes, la gestion des commandes et la planification des opérations.
- Voir comment sont gérées les exceptions et les demandes de changements.
- Évaluer comment le fournisseur gère la capacité et les impacts sur les ressources de production (humaines et matérielles).
Les opérations
La dimension souvent très concrète de la visite. Comment s’exécute le travail.
- Les activités préparatoires.
- Les outils et moyens utilisés.
- L’aménagement des postes de travail.
- Les déplacements et flux des matières.
- Les activités de contrôle de la qualité.
- L’exécution des activités logistique et d’expédition.
- La gestion des stocks.
- La propreté des lieux.
- Évaluation du climat apparent de travail.
Les activités périphériques
Lorsque possible, il est aussi très intéressant de visiter les bureaux administratifs, les installations informatiques et même la cafétéria. Beaucoup d’informations pertinentes peuvent y être colligées et permettre une meilleure compréhension des opérations et enjeux du fournisseur.
La rencontre de travail post visite
Une fois la visite complétée, le retour à la salle de réunion permet d’explorer des éléments clés et spécifiques…
- Quelles sont la politique qualité et les activités d’assurance qualité?
- Comment sont adressés les enjeux environnementaux et de sécurité?
- Pourquoi une activité se réalise de cette façon?
- Comment est documentée la performance requise selon le contrat?
- Comment le fournisseur fait face à tel ou tel autre enjeu, etc.
Cette étape de la visite est alors très concrète et permet de discuter de questions précises avec les intervenants appropriés. Le tout en fonction d’une meilleure compréhension des activités.
Des impacts concrets
Dans bien des cas, ces visites ont permis d’identifier une série d’opportunités d’améliorations des opérations conjointes qui se sont matérialisées par des économies pouvant aller jusqu’à 10% du prix payé. Le tout sans négociation.
Ce qui est important ici est d’évaluer comment les opérations et décisions conjointes affectent les structures de coûts.
Il est donc nécessaire de voir ces visites comme un investissement qui peut rapporter gros. Bien planifiées, elles permettent d’explorer et de comprendre les opérations des fournisseurs et mettent en valeur leur expertise et leurs enjeux. En explorant conjointement les impacts et conséquences, il s’en suit souvent l’élaboration d’une liste d’initiatives potentielles. Elles seront pourront être mesurées en économies, en amélioration de la performance ou en qualité.
Pris dans un contexte plus large d’une série de visites de fournisseurs d’une même catégorie, l’effort devient alors extrêmement payant. Il devient alors plus facile de mettre en lumière les activités clés qui créent de la valeur et d’identifier celles à éliminer. Dans ce sens, ces visites bénéficient autant aux clients qu’aux fournisseurs.
