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Épisode 154: L’art de la facilitation d’ateliers avec Marie-Christine Messier

Sommaire de l’épisode

Face à des problèmes complexes, des enjeux clés ou des opportunités, comment tirer avantage de l’intelligence collective de son organisation? 

Marie-Christine Messier discute avec nous de l’art de la facilitation d’ateliers collaboratifs. 

La facilitation d’ateliers consiste à guider une équipe à travers un processus d’étape prédéfini pour trouver ses propres solutions. Nous explorons avec elle le rôle du facilitateur, sa contribution, les différentes conditions de succès et les ingrédients nécessaires au succès d’un atelier tirant pleinement avantage de la collaboration.

Marie-Christine Messier

Marie-Christine aide les gens à mieux travailler ensemble. Elle est designer d’ateliers d’idéation, facilitatrice et formatrice. Elle a fondé mcm&co. en 2014 et depuis ce temps, à titre de consultante, elle accompagne les individus, les équipes et les entreprises dans le déploiement de leur expertise en les aidant à résoudre des problèmes, à prendre des décisions et à innover plus rapidement en utilisant la puissance des ateliers de collaboration. 

Marie-Christine a aussi travaillé pendant plus de 15 ans au sein d’agences et de grandes entreprises en tant que spécialiste en expérience utilisateur (UX) et expérience client (CX). Elle a développé une expertise à faciliter des ateliers d’idéation et de co-création (à distance et en personne) en utilisant son expérience en Design Thinking, Expérience client (CX), Expérience utilisateur (UX), Design Sprint et LEGO® Serious Play®.

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Détails de l’épisode

(00:00) Bienvenue à l’épisode 154

(01:05) Introduction

  • Marie-Christine Messier
  • Facilitatrice d’ateliers collaboratifs

(02:00) Parcours 

Marie-Christine, tu es experte en facilitation d’atelier, peux-tu nous expliquer ton parcours et comment en es-tu arrivée à t’intéresser à la facilitation d’atelier?

  • Expertise en expérience client et utilisateur.
  • Plusieurs années d’expérience en organisation.
  • Intérêt grandissant pour la facilitation notamment par l’implication dans des projets de Design Thinking.
  • Volonté de faciliter l’émergence des solutions.
  • Passage du mode expert de contenu au mode facilitateur, expert de processus de collaboration.

(04:35) L’importance de la facilitation

Pourquoi faire appel à un facilitateur et quels sont les problèmes types, les enjeux ou les défis? Quel est son rôle?

  • Faire face à différents enjeux. Communication, collaboration, sortir de la boîte.
  • Tirer avantage des forces de chacun et les mettre en collaboration, faire travailler l’équipe ensemble.
  • Maximiser l’apport de chacun pour laisser place à l’intelligence collective.

Quels sont les impacts de la participation active pour solutionner les problèmes?

  • L’importance de l’engagement. Les gens participent eux-mêmes à la création des solutions ou l’identification des priorités, des problématiques (ou opportunités) sur lesquelles travailler.
  • La participation fait une grande différence au niveau de la collaboration et la mise en œuvre des solutions.

(07:08) Développer le cadre optimal

Existe-t-il une approche optimale de préparation des participants pour maximiser la contribution? 

  • La préparation des participants est essentielle au bon déroulement et au succès des ateliers.
  • Nécessite différentes rencontres individuelles de préparation. Avec le client et avec les participants.
  • Bien comprendre les objectifs, le contexte, la problématique et les résultats attendus.
  • Documenter le nombre de participants et leurs profils.
  • Permet de mettre la table pour les discussions à venir. Susciter l’intérêt des participants.
  • Créer aussi une familiarité entre les participants et le facilitateur.
  • Identifier les drapeaux rouges. Les sujets, les animosités, les enjeux plus difficiles.
  • Permet d’encadrer les participants et les discussions difficiles.
  • Quand on est bien préparé, puis qu’on prépare bien les gens, généralement, ça se passe relativement bien.

Et l’animateur, quelle est la préparation nécessaire?

  • Comprendre l’enjeu, la problématique.
  • Ne pas oublier qu’on n’est pas l’expert de contenu. On est l’expert du processus de collaboration.
  • Bien préparer les questions, les bons exercices, les prises de décisions nécessaires.
  • Préparer le modèle de rencontre. Le déroulement et les temps alloués.
  • Être reposé et ne pas avoir mangé trop lourd afin de bien gérer l’énergie.
  • Savoir lire la salle, les comportements et rester 100% engagé.
  • Avoir le bon matériel, les bonnes applications.
  • Savoir assister les participants. Nécessite de jouer au support technique parfois.

Comment se déroule un atelier type? Quels sont les efforts déployés? Des exemples?

  • La durée peut varier d’une demi-journée à deux-trois jours consécutifs.
  • La structure d’atelier reste cependant la même. Il y aura les phases de bienvenue, d’émergence, de convergence et finalement, la conclusion.
  • La majeure partie des efforts focalisera sur l’exploration (émergence).
  • La préparation de la salle à l’avance est essentielle. L’accueil des participants avec de la musique est un plus.
  • La gestion de l’énergie des participants est clé. Il faut recourir aux pauses afin de permettre un repos mental. Généralement au 75 minutes.
  • La conclusion est essentielle. Elle permet de préparer les prochaines étapes et surtout, elle doit laisser les participants sur une note positive.

(19:35) Le type de support et les conditions de succès

Est-il mieux de faciliter à l’interne ou de faire appel à un expert externe plus neutre?

  • Évidemment il existe des avantages et des inconvénients pour les deux approches.
  • Cependant, en travaillant avec un facilitateur externe, cela permet de passer outre les biais et les contraintes organisationnelles. Cela évite d’avoir un animateur qui est juge et partie et qui est plutôt un spécialiste du processus de collaboration. 
  • L’objectif du facilitateur externe est de laisser les participants être les héros.
  • Opter pour un facilitateur interne amène des avantages au niveau de la connaissance des enjeux, des participants et de l’organisation. Certainement que la dimension budgétaire peut aussi être un élément important.
  • Il est important de considérer les différents aspects lors de l’identification de l’approche à utiliser.
  • Retenons aussi que le facilitateur externe peut être mieux en mesure de gérer les conversations difficiles.

Quel est le profil type du client idéal, quelles sont les conditions de succès, les bonnes pratiques? 

  • Croire en la collaboration et la volonté d’explorer des questions et enjeux collectivement.
  • Être prêt à entendre différents points de vue et opinions.
  • Voir la valeur à sortir l’équipe du quotidien.
  • Assurer la présence continue d’un décideur dans les rencontres et les activités.
  • Le lieu de réalisation de l’atelier à une moindre incidence sur le succès.

(31:33) Conclusion

  • L’apport d’un facilitateur externe et expérimenté peut faire une grande différence dans la conduite d’atelier collaboratif.
  • 5 points à retenir:
    • La facilitation d’ateliers consiste à guider une équipe à travers un processus d’étape prédéfini pour trouver ses propres solutions.
    • La participation active des participants permet d’augmenter l’engagement, la motivation et la collaboration
    • La préparation des participants et du facilitateur est essentielle pour le succès d’un atelier. Il est important de comprendre les enjeux, de choisir les bons exercices et de maîtriser les outils nécessaires.
    • La conduite de l’atelier nécessite de bien lire la salle, les participants et aussi tirer avantage des pauses pour permettre aux participants de se reposer mentalement.
    • Il existe différentes conditions de succès. Mentionnons la posture de collaboration et la présence d’un décideur pour faciliter les prises de décision et la mise en œuvre des prochaines étapes.

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