Sommaire de l’épisode
Nous explorons le DMS (Daily Management System) comme levier d’innovation et d’apprentissage continu.
Au-delà des impacts tangibles et concrets, le DMS est également un vecteur d’acquisition de connaissances et d’innovation. Que ce soit au sein d’environnements manufacturiers ou de services.
La méthode Toyota (le Lean), offre un système de gestion quotidien qui permet de coordonner les efforts de chacun dans la création de valeur et l’atteinte des objectifs. L’approche permet d’identifier les problématiques, d’améliorer les processus et de réduire les coûts de production tout en favorisant l’alignement par la communication et la cascade des priorités stratégiques.
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Détails de l’épisode
(0:00) Bienvenue à l’épisode 52
(0:46) Le DMS – Daily Management System
- DMS est un système de gestion provenant du Lean.
- Il permet de comprendre la production quotidienne, de valider l’avancement de la journée, de prendre action en cas de retard prévu. C’est aussi un outil de communication intraéquipes et vers la haute direction, grâce à son approche de cascade d’informations.
(05:31) Vivre la stratégie au quotidien
- La gestion visuelle permet une transparence des informations auprès des différentes équipes. Cette méthode permet de partager les objectifs de la journée à tous les employés, ce qui est crucial dans un environnement où chaque employé peut arrêter la production en utilisant le “andon”.
- Les indicateurs dans la méthode DMS ne sont pas punitifs. Ils favorisent le travail d’équipe et l’amélioration. Bien que les indicateurs soient déterminés en fonction des priorités stratégiques, les thématiques qui seront privilégiées seront la qualité, la sécurité, les livraisons, les coûts, les employés et l’environnement.
- Le DMS s’applique dans tous les secteurs d’activités et la terminologie utilisée par l’entreprise devrait représenter leurs activités au lieu d’utiliser les termes déployés par Toyota. Les rencontres quotidiennes apporteront des bénéfices dans des équipes de services autant que dans les secteurs manufacturier et de la distribution.
- Former les gens dans différents postes (cross training) permet de s’appuyer et de s’entraider quand des retards s’accumulent dans une équipe et que l’autre n’est pas aussi occupée.
- Le DMS par son système de communication en boucle permet l’alignement des priorités.
- Selon une étude de Stephen Covey, 37% des employés comprennent les objectifs des organisations et seulement 20% comprennent le lien entre leur travail et les objectifs de l’organisation: le DMS permet d’opérationnaliser la stratégie de l’entreprise et aux employés de comprendre leur rôle et leur contribution à cette stratégie.
- La matrice en “X” est un outil de déploiement de la stratégie au sein de l’entreprise qui permet également une cascade d’informations. Elle facilite la participation des employés de la base pour qu’ils proposent des initiatives et des engagements afin de satisfaire les priorités de la stratégie.
(19:53) Le DMS: Un levier vers l’innovation?
- L’amélioration continue permet de bien définir un problème, de bien le comprendre et d’élaborer des objectifs et ensuite trouver des solutions, les tester et les déployer si ces dernières sont validées.
- Le problème est un écart entre une situation actuelle et souhaitée.
- Les outils pour hiérarchiser les causes sont notamment le diagramme d’Ishikawa, le diagramme d’affinité et l’analyse de Pareto.
- La méthode scientifique, utilisée dans l’amélioration des processus, peut être appliquée à des opportunités et des problématiques.
(29:33) Apprendre avec le DMS
- L’habitude de réfléchir proactivement pour anticiper et régler les problèmes permet de s’adapter plus rapidement à des imprévus.
- Pour partager les connaissances acquises, pendant les rencontres quotidiennes, on discute des projets en cours et de ceux complétés. En Lean, on partage le parcours du projet sur des “A3”, un document qui est une représentation du Plan Do Check Act.
- En Six Sigma, ce sont des documents de PowerPoint contenant une charte de projet et tous les tests et apprentissages effectués dans chaque étape du DMAAC.
- L’implantation d’un DMS demande une compréhension de la culture et des méthodes actuelles de gestion afin de bien cibler les objectifs que l’on veut atteindre. Ceci permettra de créer un chemin à parcourir personnalisé, sans toutefois décourager des gens par des objectifs trop ambitieux.
- Le gestionnaire Lean est un coach et son rôle de facilitateur. Il est un “servant leader”. Il est important d’évaluer les postes de gestion et les compétences requises, d’identifier les personnes à risques de ne pas pouvoir s’adapter afin de minimiser les risques lors de l’implantation.
(39:34) Conclusion
Ressources
Livre
- Lean, Kata et Système de Gestion (S. Landry, M. Beaulieu, 2021)
