Épisode 29: Retour au bureau – Quelle formule adopter?

Sommaire de l’épisode

Comment aborder la question du retour au bureau. Quelle est la formule à adopter?

Nous explorons la question sous la forme de la valeur créée par le bureau dans le modèle d’affaires de l’organisation ainsi que la valeur ajoutée pour les employés. Selon les questions clés, les formules gagnantes peuvent être très différentes et peuvent même permettre de repenser le rôle du travail.

Détails de l’épisode

(0:00) Bienvenue à l’épisode 29

(00:38) Introduction

(02:25) Quelle formule adopter pour le retour au bureau?

• 2 point de vue à explorer:
  • L’organisation selon le modèle d’affaires et les activités clés à réaliser.
  • Les employés et la proposition de valeur qui leur est offerte.
• En plus d’adopter un point de vue plus macro: Le changement.

(04:36) Perspective organisationnelle

• Mieux définir le problème. 
• La véritable question: Comment maximiser la contribution des équipes? Comment assurer les conditions pour maximiser la création de valeur?
• Voir le bureau comme un moyen (et non uniquement comme un simple actif).
• 7 éléments clés:
  1. La valeur créée par les différentes équipes.
  2. Les conditions de succès pour les équipes et les rôles.
  3. Les processus clés.
  4. Les outils et systèmes.
  5. La culture organisationnelle.
  6. Les modes de gestions – les routines, les objectifs, les indicateurs de performance.
  7. Les impacts du présentiel vs télétravail.
• La « voix du client » est importante (Le client final + nos collaborateurs).
• Tenir compte du changement et des réflexions antérieures à la crise sur les besoins et le type de travail valoriser.
• Le changement itératif et volontaire vs subi.
• Le changement est un déséquilibre entre forces opposées.
• Il est nécessaire d’expérimenter pour trouver un nouvel équilibre.
• Réfléchir aux moyens de créer de la valeur “ensemble”.
• En abordant ces différentes axes de questionnement, il est possible d’accroître sa perspective sur:
  • Le quoi – les responsabilités.
  • Le comment – les activités clés et les moyens pour être efficace et efficient.
  • Le qui/quand – les interfaces et les requis de collaboration.
• Quelle est la nécessité de collaboration et le niveau d’interactions requis?
• Parle-t-on de journée complète ou de plages horaires définies?
• Quelle est la place de la vie personnelle dans la décision?
• Repenser le travail selon 4 possibilités:
  • Même lieu, même temps.
  • Même lieu, temps différent.
  • Lieu différent, même temps.
  • Lieu différent, temps différent.
• L’informalité est difficile dans un cadre “lieu différent, temps différent”.
• 5 questions clés pour le point de vue organisationnel:
  1. Est-ce qu’il est possible de considérer le bureau comme une ressource clé dans votre modèle d’affaires?
  2. Comment le travail des équipes peut être valorisé? Quels sont les meilleurs moyens à déployer?
  3. Quels sont les impacts sur les infrastructures TI et immobilières (standards minimum)?
  4. Quels sont les impacts sur la gestion des coûts (incluant les allocations personnelles)?
  5. Quels sont les impacts sur la culture et les éléments différenciateurs de l’organisation (penser aussi rétention des employés)?

(20:07) Perspective des employés – équipes

• Réfléchir en termes de proposition de valeur demande à entreprendre une réflexion sur l’employé vu comme un client.
• Un équilibre est requis entre les besoins de quatre parties prenantes:
  • Actionnaires.
  • Clients.
  • Employés.
  • Environnement.
• Il est important de comprendre les enjeux des équipes et faire preuve d’empathie.
• 7 questions à aborder:
  1. Quels sont les jobs-to-be-done?
  2. Quels sont les pains et les gains?
  3. Quelle est la valeur du travail?
  4. Quelle est la place de la socialisation?
  5. Quel est le niveau d’autonomie adéquat?
  6. Quel est le rôle du bureau dans la création de valeur?
  7. Comment la culture peut-elle jouer un rôle fédérateur?
• Le bureau est-il un outil de travail? Un moyen?
• Le rôle du bureau pour l’employé évolue et il doit être repensé.
• Réfléchir en termes d’espace créatif et inspirant.
• Ne pas oublier la notion d’accès à des ressources (matérielles, idées, etc.) et l’opportunité de créer des interactions et de nouvelles idées.
• Contextes manufacturiers, logistiques… Malgré les contextes différents, les besoins doivent être compris et réfléchis de la même façon.
• Il est nécessaire de tenir compte des risques bien réels d’insatisfaction selon les métiers.

(35:05) Identifier SA formule de retour au bureau

• Approche de réflexion proposée:
  1. Établir les alternatives potentielles.
  2. Clarifier comment celles-ci peuvent contribuer à l’atteinte des objectifs organisationnels de création de valeur.
  3. Identifier les conditions nécessaires pour le succès de l’alternative (employés, entreprise, clients).
  4. Identifier les barrières. Les conditions clés qui doivent être absolument respectées.
  5. Valider les inconnues si présentes.
  6. Sélectionner une formule qui tient compte du cheminement organisationnel
  7. Adapter au besoin et l’évolution des enjeux.
• Réaliser le suivi des incertitudes.
• Accepter de faire preuve d’agilité, s’adapter et apprendre.
• Exemple de formule:
  • 1 journée par semaine en présentiel.
  • 1 journée par mois en présentiel pour la formation et le développement des compétences d’équipe.
  • Équipes de travail semi-autonomes – Choix des formules de rencontres (présentiel vs télétravail).
• Penser aux requis qui nécessitent:
  • Des outils de collaboration (O365, Google Workspace, Asana, etc.).
  • Un mode de gestion avec des objectifs clairs et des mesures de performance transparentes.
  • Une maîtrise des politiques de sécurité et de gestion des données (délocalisation des données et des moyens).
  • D’adapter la formule en fonction des requis travail individuel vs équipe (bureau fermé vs espace de travail collaboratif).
• Favoriser la réflexion collective sur la place du bureau et les moyens de créer de la valeur. Cela implique un dialogue entre direction et équipes qui permet de repenser le travail.

(43:54) Conclusion

• La question de l’identificatio de la formule du retour au bureau peut être complexe.
• Elle ouvre la porte sur des enjeux organisationnels mais aussi personnels.
• Elle peut permettre de penser différemment à propos du bureau. Concevoir ce dernier comme un endroit privilégié pour la création et la collaboration. 
• Clairement, le bureau doit ajouter de la valeur.
• Chaque organisation doit trouver son approche à elle. 
• Se rappeler:
  1. Le bureau est-il un moyen d’accélérer la création de valeur en regroupant les équipes?
  2. Comment est-il possible de maximiser cette valeur?
  3. Adopter différentes perspectives et évaluer les impacts?
  4. Clarifier les conditions de succès pour les approches sous évaluation?
  5. Adapter l’approche en fonction des enjeux et des équipes. 

Ressources

Podcast

Épisode 26: Jobs-to-be-done – Comment créer plus de valeur pour ses clients