Optimiser la dépense de télécommunications sans fil corporative est souvent perçu comme simple à réaliser. Il suffit de renégocier les forfaits et voilà le travail… Rien n’est plus faux. Voici les grandes lignes des questions clés additionnelles à se poser avant d’en arriver à renégocier une tarification.

Analyser l’ensemble de la dépense en télécommunications

Avant de focaliser uniquement sur la portion sans-fil, il est important d’avoir une vision complète de la dépense en télécom. Ceci inclut les lignes filaires, les lignes réseaux, les ententes d’interurbains, les lignes internet remboursées aux employés, etc.

Avoir une vision complète permet de donner une perspective sur:

Le fit besoin-solution

Existe-t-il une redondance des moyens offerts pour des besoins identiques? Par exemple, il faut se questionner sur la pertinence d’offrir un remboursement d’une ligne filaire et d’une ligne sans-fil au employés sur la route. Quelle est la valeur de maintenir ces deux lignes? Pourquoi avoir des lignes de télécopieurs alors que l’on peut avoir un serveur fax «dans le nuage»? On focalise donc ici sur les besoins à satisfaire en terme de voix et de données mais aussi en terme d’appareils.

Le portfolio complet de la dépense

L’offre en télécommunications est généralement concentrée auprès d’un nombre limité de fournisseurs. Dans ce contexte, il faut se questionner sur l’avantage de segmenter son portfolio auprès de plusieurs fournisseurs. En optant pour une concentration accrue de la dépense, l’effet volume peut affecter les structures de prix avantageusement. Il peut être bénéfique de regrouper plusieurs services auprès du même fournisseur. On focalise ici sur l’offre.

La validité de la politique de télécommunication

L’analyse complète de la dépense permet aussi d’évaluer dans quelle mesure la politique est respectée. Celle-ci vise à encadrer l’utilisation autorisée et les dépenses permises. Il existe souvent un décalage entre la politique et la réalité. L’analyse permet ainsi de comprendre pourquoi un écart existe et d’en identifier la cause. On focalise sur les comportements et habitudes.

Établir une stratégie de télécommunications

En prenant en considération les 3 éléments clés que sont les besoins, l’offre du marché, les habitudes, il est possible d’ébaucher une stratégie de télécommunications.

Il est cependant nécessaire de tenir compte de deux autres éléments clés:

Les tendances – appareils et systèmes d’opérations

En 2009, les entreprises n’en avaient que pour le BlackBerry. En 2014, c’était le iPhone. Ceci engendre plusieurs défis pour les gestionnaires des TI. Les appareils et systèmes d’opérations doivent être évalués en fonction de l’écosystème de gestion en place (infrastructure et applications). Il ne s’agit plus de simple appareils voix. Les téléphones intelligents sont des ordinateurs. Dans ce contexte, il est nécessaire d’établir un équilibre entre les besoins usagers et besoins des TI.

La gestion des télécoms

BYOD (Bring Your Own Device), sécurité des données, gestion des actifs mobiles, soutient aux usagers, WIFI vs LTE. Ces éléments affectent notamment comment l’ensemble du parc d’appareil, l’utilisation et la facturation seront gérés. Cette dimension est très importante du fait quelle affecte directement le coût total (au-delà du prix payé) ainsi que l’expérience utilisateurs.

Strategie-telecom-exemple

Stratégie télécom mobile – Exemple

Entériner la stratégie par les parties prenantes

Une fois qu’une analyse de l’ensemble de la dépense en télécommunications est complétée et qu’une stratégie de télécommunications a été développée, il est nécessaire de faire entériner cette dernière par l’organisation. Les représentants des finances, des approvisionnements, des TI et ainsi que les ventes et les opérations ont ici une voix dans le processus.

Plus souvent qu’autrement, cette stratégie permettra le développement de 2 à 3 scénarios prenant en considération les principales contraintes et alternatives disponibles. Par la revue des de ces scénarios, les parties prenantes pourront sélectionner la stratégie « optimale » en évaluant les impacts coûts-bénéfices associés. Si cette dernière demande des transformations aux pratiques d’affaires, elles seront plus faciles à mettre en place.

Mettre en place la stratégie

C’est à ce moment qu’il est finalement possible de parler d’optimisation de la dépense en télécommunications. Il ne s’agit pas uniquement de renégocier les tarifs. Les principales sources de valeur proviennent de la revue de l’utilisation requise, des besoins ainsi que le fit avec les moyens.

Une vision complète de l’utilisation des télécommunications est requise avant de renégocier toute forme de tarification (filaire, sans fil, réseau,etc.). Bien que l’approche soit plus systématique, les bénéfices sont significatifs. La rigueur de la démarche est très payante.


 

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