(Publication initiale 2015-03-19, mise à jour 2019-04-24)
Visiter les opérations de vos fournisseurs est plus qu’une simple opération de courtoisie. Alors que ces derniers veulent en profiter pour vous montrer leurs opérations sous leurs meilleurs jours, il est important de planifier cette visite. En effet, bien planifiée, cette visite peut être extrêmement informative et payante.
Planification
Il est important de planifier la visite. Tant pour son déroulement que pour les questions à aborder. J’ai présenté la démarche et les bénéfices globaux dans l’article « À la recherche d’économies, visitez vos fournisseurs ». Voici ici 25 questions qui permettent d’explorer les composantes clés des opérations de vos fournisseurs.
25 questions
Prise de commande
- Comment se fait la prise de commande ?
- Qui est le responsable ?
Observation : Demandez à la personne responsable de vous montrer comment elle réalise le tout en plus d’obtenir un statut des commandes en cours.
Planification
- Comment se fait la planification des opérations/de la production?
- Peut-on voir le plan global ?
- Comment gérez-vous votre capacité ?
Observation : Demandez à la personne responsable de vous expliquer les enjeux rencontrés.
Opérations
- Comment se déroule une journée de travail pour vos employés ?
- Peut-on visiter les différentes stations de travail ?
- Comment est-ce que vous vous assurez qu’aucune erreur ne soit réalisée dans l’exécution des travaux ?
Observation : Portez attention aux stations de travail. Sont-elles propres et ordonnées ?
Qualité
- Quels sont les contrôles de qualité en place ?
- Existe-t-il une politique d’assurance qualité ?
- Qui en est responsable ?
Observation : Généralement quand le fournisseur confond contrôle et politique, ce n’est pas bon signe…
Aménagement
- Pourquoi avez-vous choisi l’aménagement de travail actuel ?
- Comment faites-vous pour optimiser les déplacements ?
Observation : Trop de déplacements ou de longs déplacements sont synonymes de coûts inutiles.
Entreposage
- Comment sont entreposées les matières premières ?
- Comment établissez-vous les niveaux de stocks ?
- Comment est réalisé le « picking » ?
Observation : Payez-vous pour trop de stocks ou des pratiques déficientes ?
Expédition
- Comment se déroulent les activités d’expéditions ?
- Existe-t-il des zones spécifiques aux activités d’expéditions ?
- Comment se fait la gestion des transporteurs ?
- Comment sont gérées les commandes incomplètes ?
Observation : À ce point, il est intéressant de comprendre le temps de cycle d’une commande.
Aires communes et de repos
- Quels sont les services offerts aux employés ?
- Quel est l’état de la cafétéria ? Des casiers ? etc.
Observation : Essayez de comprendre l’attention donnée aux employés (et l’impact sur vos commandes…)
Systèmes et technologies
- Quels sont les systèmes et les applications en place?
- Quelles sont les politiques de mise à jour des licences?
- Quels sont les principaux défis rencontrés par les employés dans leur utilisation ?
Observation : L’utilisation de plusieurs systèmes indépendants ouvre la porte à des erreurs dans le transfert des données et des informations.
Bien sûr, selon le type d’entreprise que vous visitez, il sera possible d’adapter et de développer votre liste de questions et d’éléments à observer. Cependant, une chose est sure, vous gagnerez une meilleure compréhension des activités de vos fournisseurs. À partir de ce moment, il vous sera possible d’amorcer une réflexion extrêmement bénéfique.
Réflexion clé
Il vous sera possible de comprendre comment vos propres exigences et décisions affectent les opérations de vos fournisseurs. Il vous sera possible d’en comprendre les impacts sur les coûts d’opérations et évidemment, sur les prix que vous payez.
Aussi, comme je le mentionnais dans « À la recherche d’économies, visitez vos fournisseurs », combinez plusieurs visites de fournisseurs d’un même secteur d’activité. Il vous sera possible d’identifier les bonnes pratiques en place en plus d’évaluer les améliorations potentielles que vos fournisseurs peuvent apporter à leurs opérations. Ceci, ayant un impact sur vos prix payés, il s’agit d’un avantage clé de l’exercice.
Une évolution dans les activités des approvisionnements
L’ensemble de cette démarche s’inscrit dans l’évolution naturelle du rôle des approvisionnements. Nous sommes bien au-delà de la négociation et des appels d’offres. Nous sommes dans l’évaluation des opérations, des structures de coûts et des meilleures approches permettant de créer de la valeur pour nos entreprises respectives. Les approvisionnements intègrent ainsi les principes du Lean et de l’optimisation des opérations.
Alors, à quand remonte la dernière visite de vos fournisseurs ?
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